AI in practice

In 2026 zijn mailboxen en vergaderingen nog steeds de grootste pijnpunten voor medewerkers

We kunnen het hebben over hoe geweldig AI is en over hoeveel agents de wereld gaan opleveren, maar de werkelijkheid van de meeste grote organisaties ligt daar mijlenver vandaan. Mijn hoofd zit middenin de nieuwste AI-ontwikkelingen: podcasts luisteren, mijn eigen platform bouwen, mensen helpen nieuwe tools en websites te bouwen. Maar dat geldt natuurlijk niet voor de meeste mensen ;-)

Wat er gebeurde toen ik het vroeg

Toen ik met medewerkers van deze organisaties begon te praten en gewoon vroeg of ze AI überhaupt gebruikten, bleek dat velen van hen dat niet deden. Ze wisten niet eens of er een AI-tool voor hen beschikbaar was, laat staan dat ze enig idee hadden hoe ze die in hun dagelijks werk konden gebruiken.

Omdat ik anderen graag aansteek met het potentieel dat ik zelf voel, vroeg ik de week erna, toen we weer samen in een overleg zaten, of ze open stonden om te leren wat AI voor hen zou kunnen doen. Dat wilden ze! In dit geval mochten ze Le Chat en Copilot gebruiken. Ik vroeg: "waar bestaat je dagelijks werk uit en wat zou je willen testen?". Deze persoon was verantwoordelijk voor het schrijven van instructies voor collega's over werkwijzes, en hij wilde die graag bondiger schrijven, energieker voor de doelgroep.

Vijf minuten tot de waarde zichtbaar was

We uploadden een van de bestaande instructies en hij ging ermee spelen. "Kan het ook een samenvatting aan het begin maken?" "Vraag het gewoon!" Binnen 5 minuten zag hij de waarde van AI in zijn dagelijks werk. Ik vind het heerlijk als dat soort momenten gebeuren. Het laat me elke keer beseffen hoe ver de meeste organisaties achterlopen als het om dit soort innovaties gaat, en hoe complex hun context is voor iets simpels als toegang geven tot AI.

Het pijnpunt op nummer een

Mijn volgende inzicht in hoe ver we nog moeten gaan, kwam toen ik aan een pilot werkte om mijn tiny habits-aanpak te testen en toe te passen op AI-adoptie. Een van de stappen in het proces die mij na aan het hart ligt, was om niet te beginnen met het aanbieden van generieke prompttips, maar om eerst de echte pijnpunten van medewerkers in hun dagelijks werk op te halen. Zo konden we de tiny habits superrelevant voor hen maken.

Toen we de lijst met hun pijnpunten doornamen, geloofde ik mijn ogen niet. Met afstand het grootste pijnpunt: het beheersen van de onbeheersbare mailbox. Hoe prioriteer ik mijn e-mail? Dit is 2026. Hoeveel jaar hebben we al de tijd gehad om mailboxbeheer uit te vogelen? Daar is helemaal geen AI voor nodig: zet wat slimme regels in je mailbox en het leven wordt een stuk makkelijker.

Het op een na meest genoemde pijnpunt ging over vergaderingen. Hoe maken we notulen, hoe kan ik me beter voorbereiden, en hoe volgen we de actiepunten uit onze overleggen beter op. Nogmaals, we leven in 2026. Ik begrijp volledig waarom in een recent McKinsey-onderzoek naar AI 80% van de medewerkers aangaf productiever te zijn geworden door AI, terwijl de meeste bedrijven geen enkele financiële impact zien. Als de meeste medewerkers nog steeds vastzitten in het beheren van mailboxen, het prioriteren van hun werk en het bijwonen van, vaak, weinig productieve en weinig energiegevende overleggen, dan is er eerst nog zoveel verspilling weg te halen voordat we toekomen aan het echte, betekenisvolle, waardetoevoegende werk.

De onsexy toepassing

Het probleem dat ik hier zie, is niet dat we die verspilling eerst moeten weghalen. Het probleem is dat dit een heel onsexy toepassing van technologie is, en dat er niet eens AI voor nodig is. Terwijl de meeste leiders in FOMO leven en de meest sexy toepassingen van AI willen showen, zelfs als er bewijs is dat het geen meetbare ROI oplevert.

Dus, beste leiders

Dus beste leiders, richt je technologie- en AI-potentieel eerst op het weghalen van de enorme inefficiënties die nog steeds in jullie organisaties zitten. Dat maakt zoveel tijd en energie vrij bij medewerkers, die je kunt omzetten in het verbeteren van je diensten en producten en in het toevoegen van meer betekenisvolle waarde voor je klanten, en voor de samenleving als je bij de overheid werkt.